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Outlook 2002 Kategorien zentral mit Windows 2000 und Hilfe einer Gruppenrichtlinie verwalten

Per Design erlaubt Outlook 2002 die Verwaltung von Kategorien nur lokal am Client. Dieses Whitepaper erläutert, wie Kategorien zentral für alle angeschlossenen Arbeitsplätze über ein LoginScript zur Verfügung gestellt werden können.

Zentrale Pflege von Kategorien mit Outlook 2002/Exchange Server

Letzte Änderungen am Dokument:11.09.2005
Kategorie:  
Administration
Autor:
Dipl.-Ing. Markus Ehrl – Captain MESO 

Zusammenfassung:

Nutzung von zentralen Kategorien mit Outlook 2002 (OfficeXP)

Weitere Informationen

Im Vergleich zur Vorgängerversion ist eine zentrale Pflege der Kategorien über das Active Directory unter Nutzung der ADM Vorlagen aus dem ORK (Office Ressource Kit) nicht mehr möglich. Auch die Erstellung einer eigenen ADM Datei zur Einbindung scheitert durch die Ablage der Masterlist (Outlook Kategorien) bei Outlook 2002 im REG_BINARY Format.

Hintergrund im Detail: HEX Werte bei REG_BINARY können zum Zeitpunkt der Erstellungen dieses Artikels in der Registry nicht über ein ADM-File modifiziert werden. Tools welche aus einem Registry Key ein ADM-File zur Einbindung als Group Policy im Active Directory erstellen, wie z.B. Reg2Adm (http://www.novell.com/coolsolutions/tools/1421.html) oder auch PTFE (http://home.tiscali.nl/adsl429174/20011001233427.htm?) sind somit nicht geeignet.
 

Lösung

Per Design werden Kategorien bei Outlook lokal eingerichtet und pro User gepflegt (Figure 1).
 
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Figure 1

Die Pflege und Anpassung der Kategorien im Team gestaltet sich dabei in der Regel als nicht tragbar.

Abhängig vom verwendeten Betriebssystem ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten. Auf Basis von Windows NT4/2000 und der Verwendung von Login Scripts gestaltet sich die zentrale Pflege, Verteilung und Aktualisierung als sehr einfach. Kategorien können hierbei einfach über einen zentralen Outlook Arbeitsplatz gepflegt werden und durch das Loginscript über ein Registry File verteilt werden. Tragen Sie hierzu zunächst die gewünschten Kategorien in Outlook an dem Arbeitsplatz ein, welcher stets über alle gewünschten Kategorien für die Arbeitsgruppe verfügt (Figure 2).

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Figure 2

Starten sie anschließend über <START> <AUSFÜHREN> den Registry Editor (RegEdit) und exportieren den Key „HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\10.0\Outlook\Categories“ aus der Registry  (Figure 3 + Figure 4).

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Figure 3

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Figure 4

Die exportierte Datei sollte Zentral an einen Fileserver mit  einer Freigabe und der Berechtigung „Everyone“ „Read“ abgelegt werden. In diesem Beispiel nehmen wir einmal an, dass der Server welche die Freigabe zur Verfügung stellt, den Netzwerknamen „SERVER“ und die Netzwerkfreigabe „KATEGORIEN“ heißt. Das exportierte Registry File wurde mit dem Name „KATEGORIEN.REG“ auf dieser Freigabe hinterlegt.

Modifizieren Sie nun Ihr Loginscript oder erstellen Sie ein neues. In diesem Beispiel erstellen wir ein neues Loginscript mit dem Namen „LOGINSCRIPT.BAT“ mit dem Befehl für den Import der Kategorien (Figure 5).  Achten Sie wie in der Abbildung angegeben in der Befehlszeile auf das „/s“ hinter „regedit“. Der Parameter „/s“ ermöglicht den automatischen Import in die lokale Registrierung des Benutzers ohne Bestätigung bei Ausführung des Loginscripts.

Loginscripts sollten stets unter Nutzung der Replikationsfunktionalität bei Domänenkontrollern unter der NETLOGON Freigabe eines Domänenkontrollers abgelegt werden. Dies erspart ebenfalls die Eingabe eines Pfades im Verweis auf das Loginscript beim Benutzermanagement.

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Figure 5

Benutzer welchen dieses Loginscript im Active Directory (Figure 6) bzw. Benutzermanager für Domänen (NT4) zugeordnet wurde, erhalten bei der Anmeldung die aktuelle Kategorienliste übertragen.

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Figure 6

Neben der hier erstellten Möglichkeit zur zentralen Verwaltung von Kategorien existieren auch fertige Programme, welche Ihnen die zentrale Führung von Kategorien ermöglichen. Eine mögliche Lösung dazu finden Sie unter http://www.gangl.de/ mit der Produktbezeichung „OLXCat“.
 

Leserbemerkungen

Ich bin immer wieder verblüfft, was man findet, wenn man sucht. Ihr Tip, sowie die Ausführlichkeit der Beschreibung sind vorbildlich. Das einzige, was mir zum Glück noch fehlen würde, wäre die Info, ob das ganze (unter Anpassung des Reg.-Pfades) auch mit Outlook 2003 getestet wurde, bzw. funktioniert. Unanhängig davon meinen besten Dank und ein dickes Lob. - Joachim Hübner (24.01.2006) -

ANTWORT: Besten Dank für Ihre Nachricht. Es freut mich, wenn Ihnen mein Whitepaper dazu weitergeholfen hat. Outlook 2003 speichert die Kategorien in der gleichen Weise in der Registry ab, wie es auch Outlook 2002 getan hat. Persönlich habe ich das Whitepaper nicht mit OL2003 getestet, bin aber optimistisch dazu, dass es klappt. - Captain MESO (25.01.2006) -

Anmerkung

Über eine Beurteilung des erstellten Artikels, der Nützlichkeit und Verbesserungsvorschläge freuen wir uns über die Zusendung einer Nachricht an This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it .

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Umsetzung, Optimierung und Anpassung Ihrer IT-Umgebung haben, stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it kostenpflichtig unter This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it zur Verfügung.
 

Disclaimer

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Die in diesem Whitepaper enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht von Dipl.-Ing. Markus Ehrl zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Dies stellt keine Verpflichtung seitens Dipl.-Ing. Markus Ehrl dar. Die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen wird nicht garantiert. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, Organisationen, Produkte, Personen und Ereignisse sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Personen oder Ereignissen ist rein zufällig. Dieses Whitepaper dient nur zu Informationszwecken. DIPL.-ING. MARKUS EHRL SCHLIESST FÜR DIESES DOKUMENT JEDE GEWÄHRLEISTUNG AUS. Das BackOffice-Logo, Microsoft, Outlook, Win32, Windows und Windows NT sind entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere in diesem Dokument aufgeführte Produkt- und Firmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein.
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